5 anställda, 400 000 kr sparade — vad automation faktiskt ger ett litet företag
Med 5 anställda är varje timme dyr. Det finns ingen att delegera till, inga stödresurser att kalla in. Automation är det närmaste du kommer en gratis medarbetare — en som jobbar dygnet runt och aldrig gör fel på samma sak två gånger.
Teo Dellbäck
VD
Källa: Zapier State of Business Automation 2024, McKinsey Global Institute
Vad tar egentligen din tid?
Innan vi räknar på besparingar — här är var den manuella tiden faktiskt försvinner i ett litet företag:
Manuell tid per uppgift (tim/vecka, 5-personersbolag)
Genomsnitt baserat på branscher som tjänster, handel och konsulting
De tre uppgifterna som stjäl mest — och vad du sparar
Mejl, påminnelser och kundkommunikation
Störst besparingOrderbekräftelser, betalningspåminnelser, uppföljningsmejl efter möten — allt detta skrivs och skickas manuellt. I ett 5-personersbolag tar det i snitt 3–4 timmar per person per vecka. Det är tid som inte skapar något nytt värde.
Med automation skickas påminnelser automatiskt baserat på datum, uppföljningsmejl triggas när en deal stängs, och nya kunder får ett välkomstflöde utan att någon behöver trycka på skicka.
Fakturering och betalningshantering
Enklast att sätta uppFakturor skapas manuellt, skickas manuellt och följs upp manuellt. Varje förfallen faktura kräver ett manuellt ingrepp. I ett litet bolag med löpande kunder tar detta 5–8 timmar i veckan totalt.
Med automation skapas fakturor automatiskt vid avslutade uppdrag, påminnelser skickas dag 1, 7 och 14 utan manuell hantering, och betalningsstatus synkas direkt med bokföringssystemet.
Bokning och schemaläggning
Snabbast resultatMejlkedjor fram och tillbaka för att hitta en tid som passar. "Funkar tisdag?" "Nej, men onsdag?" Det är en tidstjuv som ser liten ut men summerar till 2–3 timmar per vecka per person som har många kundmöten.
Med automation bokar kunder direkt i en kalender online, bekräftelse och påminnelse skickas automatiskt, och avbokningar hanteras utan manuell kontakt.
Totalt — vad det faktiskt ger
Och det är bara de tre vanligaste uppgifterna. Lägger man till rapportering, social media-schemaläggning och interna godkännandeflöden kan siffran lätt fördubblas.
"Vi hade inte råd att anställa en femte person. Men efter att vi automatiserade faktureringen och bokningen fungerade vi som om vi var åtta."
Kostnad per år — manuellt vs automatiserat (tkr)
5-personersbolag, de tre ovan nämnda uppgifterna
Vad kostar det att vänta?
Om ni fortsätter som idag kostar den manuella hanteringen er 288 000 kr per år — varje år. Det är pengar ni betalar utan att få något nytt tillbaka. En automationslösning för ett litet bolag kostar typiskt 15 000–30 000 kr att sätta upp. Det är återbetalt på under tre månader.
Varje månad ni väntar är 24 000 kr i onödan.
