Med 100 anställda hanterar HR-teamet löpande onboarding, tidrapporter som ska godkännas, semesteransökningar och sjukanmälningar. Om 3 HR-medarbetare lägger 60% av sin tid på administration som kunde automatiseras kostar det er 1,2 Mkr per år i ren arbetstid.

Med automation: ny anställd triggar ett helt onboardingflöde automatiskt — IT-behörigheter, utrustning, introduktionsmaterial och påminnelser till ansvariga. Tidrapporter godkänns via ett klick. Semesteransökningar hanteras i ett system utan mejlkedjor.

Om ni har 15 säljare som var och en lägger 5 timmar i veckan på manuell CRM-uppdatering, uppföljningsmejl och offertskapande — är det 75 timmar i veckan som inte är aktiv försäljning. Det är 3 900 timmar per år.

Med automation: leads från hemsidan hamnar direkt i CRM med rätt ägare, uppföljningsmejl skickas automatiskt baserat på deal-status, och offertmallar fylls i med ett klick. Säljarna fokuserar på att stänga — inte på att administrera.

Manuell fakturahantering, inköpsordrar som kräver tre signaturer via mejl och månadsbokslut som sammanställs i kalkylblad. I ett bolag med 100 anställda och hundratals transaktioner per månad är det ekonomiteamets viktigaste tidstjuv.

Med automation: fakturor matchas automatiskt mot inköpsordrar, godkännandeflöden sker i ett system med mobilt godkännande, och månadsrapporten genereras automatiskt varje sista vardag i månaden.

Om 40% av alla inkommande ärenden är varianter på samma frågor — orderstatus, fakturakopiror, leveranstider — och ni har 8 kundservicemedarbetare, lägger de tillsammans 3,2 heltider på frågor som ett automatiserat system kan svara på direkt.

Med automation: vanliga frågor besvaras automatiskt med rätt information hämtad från era system. Ärenden kategoriseras och prioriteras automatiskt. Komplexa ärenden eskaleras till rätt person direkt — utan att passera tre händer på vägen.